Tin hoạt động

Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục

Sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức, nguồn lực,.. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiều Doanh nghiệp vẫn còn gặp sai sót khi sử dụng chữ ký số. Để việc nộp tờ khai, nộp thuế điện tử hiệu quả, tránh sai sót và gây tổn thất về mặt thời gian cũng như chi phí cho Doanh nghiệp, bài viết dưới đây, Chúng tôi tổng hợp những lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai, nộp thuế điện tử và cách khắc phục các lỗi sai đó.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số

1. Lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”

Đây là một trong những lỗi khá phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi khai thuế qua mạng bằng chữ ký số. Trình trạng của lỗi này là biểu tượng chữ ký số không xuất hiện trên màn hình máy tính và người dùng upload hồ sơ lên hệ thống của cơ quan thuế để báo cáo thìn nhận được lỗi “Chữ ký số không tìm thấy hoặc chữ ký số không đúng”.

Nguyên nhân:

Người dùng chưa cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (phần mềm khai thuế qua mạng)

>> Cách khắc phục: Kiểm tra và cài đặt tab IE trên Chrome, Cốc Cốc, cập nhật Java nếu cần.

2. Lỗi xác thực chữ ký số không thành công

Ngoài lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” thì khi sử dụng chữ ký số trong quá trình nộp tờ khai thuế, thuế điện tử,… người dùng còn thường gặp lỗi “Xác thực chữ ký không thành công” (java.lang.Exception).

Nguyên nhân 1: Người dùng gửi tờ khai sai định dạng file

>> Cách khắc phục:

Kiểm tra file tờ khai đã chọn có đúng định dạng cho phép của hệ thống hay chưa.
Hiện nay, hệ thống Thuế chỉ tiếp nhận các tờ khai phụ lục ở định dạng .xlsx hoặc .docx, vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định dạng file và gửi lại.

Nguyên nhân 2: Trình duyệt web Internet Explorer không hỗ trợ hoặc chưa bật Java trên Internet Explorer.

>> Cách khắc phục:

Update lại Internet Explorer với phiên bản thấp hơn hoặc sử dụng trình duyệt khác như Chrome, Cốc cốc,…

Bật hoặc cài lại Java trên trình duyệt web của bạn

Nguyên nhân 3: Serial chữ ký số chưa được cập nhật

> Cách khắc phục: Update lại thông tin serial của chữ ký số (như bước hướng dẫn ở mục trên)

3. Lỗi không ký được chữ ký số

Khi người dùng sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế điện tử hoặc các giao dịch hành chính công khác và xuất hiện thông báo lỗi “Tệp tờ khai chưa được ký điện tử”.

Nguyên nhân:

Lỗi này thường xuất phát từ nguyên nhân do môi trường Java trên máy không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống Nộp thuế điện tử.

>> Cách khắc phục:

Lúc này, người dùng cần kiểm tra máy tính đã cài Java chưa hoặc tiến hành update Java lên phiên bản mới tương thích với hệ thống kê khai thuế điện tử, sau đó tiến hành ký điện tử và nộp tờ khai bình thường.

4. Lỗi chữ ký số bị khóa

Nguyên nhân: Do người dùng nhập sai quá mã PIN quá số lần cho phép, quên mật khẩu của chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn.

> Cách khắc phục: Người dùng cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số của mình để yêu cầu hỗ trợ mở khóa chữ ký số hoặc gia hạn lại chữ ký số/mua chữ ký số mới (trong trường hợp CKS đã hết hạn).

5. Lỗi chữ ký số không hợp lệ

Đây là trường hợp máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng.

> Cách khắc phục: Người dùng cần update lại số series chữ ký số trên tài khoản trang thuế.

6. Lỗi không đọc được tờ khai

Nguyên nhân: Người dùng tải lên tờ khai có định dạng file không đúng (không phải là file XML)

>> Cách khắc phục:

Tờ khai có định dạng là XML. Để máy tính đọc được bạn phải tiến hành cài đặt phần mềm iTaxViewer. Đây là phần mềm đọc các file báo cáo định dạng XML.

7. Lỗi trình duyệt IE không xuất hiện nút chọn tờ khai

Để nộp tờ khai, nộp thuế điện tử, bạn phải cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online).

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý về việc cài đúng phần mềm Java theo phiên bản yêu cầu:

Gỡ bỏ phần mềm Java đã cài đặt từ Control Panel.
Cài đặt lại Java từ bộ cài đặt mới tải về

8. Lỗi mất mật khẩu đăng nhập trên trang Thuế

Truy cập trang nhantokhai.gdt.gov.vn của chi cục thuế, sau đó bạn cắm thiết bị Token cần lấy lại mật khẩu vào máy tính. Bấm “lấy lại mật khẩu” trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn chi cục thuế sẽ tiến hành thay đổi mật khẩu mới

9. Lỗi thông báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng”

Sau khi đã ấn chọn tờ khai trên trang nhận tờ khai nhưng khí ấn lại xuất hiện cảnh báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng”. Bạn vào mục “Tài khoản”, sau đó bấm:

Bấm Đăng ký tờ khai (1): Nếu danh sách tờ khai chưa có tờ nào
Bấm Đăng ký thêm tờ khai (2): Đăng ký thêm tờ khai ngoài danh sách tờ khai đã đăng ký

Bạn bấm đăng ký loại tờ khai cần nộp, sau đó tiến hành thực hiện nộp lại tờ khai đó lên và ký.

Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai thuế, chính bởi vậy mà bạn không cần quá lo lắng về những lỗi này. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ khắc phục được các lỗi về chữ ký số một cách dễ dàng.

Hy vọng rằng bài viết về các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số trên đây sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số có cái nhìn tổng quan hơn về phương thức điện tử hiện đại này, đồng thời đưa ra được sự lựa chọn đúng đắn trong những quyết định của mình